鹤壁职业技术学院学籍档案管理办法

鹤壁职业技术学院学籍档案管理办法 

 

大学生档案是大学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实记录，也是大学生就业以及其今后各级组织选拔、任用、考核的主要依据。因此，为提高我校学生档案管理水平，促进学生档案管理工作更加科学化和规范化，完整记录学生在校学习期间的历史，真实反映学生德、智、体、美等实际情况，现就进一步加强在校期间大学生档案管理作如下规定：

第一条  档案材料立卷归档范围

1.高中阶段材料、招生录取材料（此材料在招生录取后，一定要及时收集归档）。

2.大学期间档案材料

（1）学生登记表；

（3）学生学业成绩表；

（4）大学新生入学体检表；

（5）入党（团）志愿书和申请书、入党转正申请书、入党积极分子考察表和自传；

（6）在校期间奖惩材料（各类表彰、奖励材料都必须以呈报表和审批表的形式形成归入个人档案）；

（7）学生诚信档案记录，以适当方式记录学生学业、学术、品行等方面的诚信信息；

（8)普通高等学校毕业生登记表；

（9）学生参加创新创业、社会实践等活动以及发表论文、获得专利授权等与专业学习、学业要求相关的经历、成果等材料；

（10）其它应当归档的材料。

第二条 档案材料归档要求

1.材料收集归档工作应遵循真实，全面，及时的原则，在归档中要做到完整真实，文字清楚，手续齐备。

2.学生登记表、学生学业成绩表、毕业生登记表、体检表等须归档的档案材料在学生毕业前由各学院统一组织装档，做到档案材料完整、准确，并确保档案材料与档案袋上的标注信息一致，以免出现张冠李戴的现象。

3.属于组织鉴定、政治问题结论等材料，必须加盖单位公章。

4.学生在大学期间应归档的材料，在材料形成之后，应立即归档。

5.归档材料必须统一使用黑色水笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红笔和纯蓝墨水以及复写纸书写。

6.归档材料一般为原件。证书、证件等特殊情况需要复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章。

7.凡属已归档的材料，任何人不得擅自涂改和剔除。

8.对归档材料，要认真严格审查，防止不符合归档要求的材料进入个人档案。对伪造档案材料、涂改档案内容的，一经发现，予以清除，并根据学校有关规定追究当事人的责任。

第三条 档案的保管

1.各学院要指定专人按年级和专业统一管理学生的档案，并设有专门的档案存放地点。若档案管理人员的岗位发生变动，务必与新任管理人员做好档案的交接工作。

2.各学院要进一步完善学生档案管理的各项规定，严格执行安全和保密制度，确保学生档案的安全。加强防盗、防火、防鼠虫、防尘、防光、防潮工作，严防档案的毁损、失散和泄密事故的发生。

3.由于档案管理人员的工作疏乎和失职而导致学生档案丢失和损毁的，将根据学校有关规定追究当事人的责任。

第四条 档案的利用

1.在校大学生档案原则上不外借。

2.校外单位因工作需要需查阅学生档案的，须持查阅单位的介绍信并经学生所在学院分管学生工作的领导同意后方可查阅。

3.查阅学生档案时，经办人应该严格办理材料清点手续，任何人对档案材料不得擅自处理，如有丢失由查阅人负责。

4.无论何种原因查阅学生档案，均需档案管理人员在场。

第五条 档案的转递

1.学生毕业前，各学院应组织专人严格按照要求及时做好材料归档工作，确保材料的齐全和规范。

2.所有的学生档案（包括毕业生档案、退学、转学等学生的档案）均应由学生处登记造册后寄送。

3.学生档案转递应通过机要渠道寄发或遵照有关规定执行。

第六条 本制度由学生处负责解释。